Postitatud

Kuidas valida raamatupidamistarkvara?

20. sajandil, peale lauaarvutite leiutamist, võeti kasutusele esimesed raamatupidamistarkvarad, mis võimaldasid senise paberipõhise raamatupidamise asemel arvutipõhist raamatupidamist. Ettevõttes Five raamatupidamine on kasutusel raamatupidamistarkvara Standard Books, võimaldades anda ülevaate protsessidest reaalajas, muutes seeläbi ettevõttete raamatupidamise efektiivsemaks.

Mis on raamatupidamistarkvara? Raamatupidamistarkvara on arvutitarkvara, mida raamatupidajad kasutavad ettevõtte majandustehingute kajastamiseks ja kontode haldamiseks, salvestades ja töödeldes finantsinformatsiooni. Tegemist on niinimetatud infokaelaga, kuhu koondub väärtuslik teave nii tarbijatelt, varustajatelt kui ka firma töötajatelt. Raamatupidamistarkvara toimib kui raamatupidamise infosüsteem, tagades seeläbi finantsandmete parema juhtimise.

Vajaliku finantsteabe saamiseks tuleb registreerida ja töödelda finantsinformatsiooni. Raamatupidamistarkvara sisaldab selleks erinevaid funktsionaalseid mooduleid, mis üheskoos moodustavad raamatupidamise infosüsteemi. Selleks, et saada parem ülevaade, kuidas üks või teine moodul on abiks ettevõtte raamatupidamisel, olen välja toonud kuue enimkasutatava mooduli kirjelduse.

Moodul finants koondab endasse peamised finantsaruanded (bilanss, kasumi- ja rahavoogude aruanne), varustades ettevõtet vajaliku finantsteabega. Näiteks informatsiooniga, mis võimaldab genereerida järgmise kvartali müügiprognoose või täpsustada kõige vähem kasumlikumat toodet/teenust. Vajaliku info olemasolu on abiks ettevõtte äritegevuse juhtimisel.

Raamatupidamiskohuslane on kohustatud oma kõik majandustehingud dokumenteerima. Majandustehinguid kirjendatakse raamatupidamisregistrites algdokumentide või nende alusel koostatud koonddokumentide alusel. Algdokumentideks on näiteks müügiarve, ostuarve või palgaarvestusleht. Vaadeldes arveid, siis arve puhul on tegemist dokumendiga, mis sisaldab maksmisele kuuluva summa kalkulatsiooni.

Ostuarvete töötlemiseks on moodul ostuarved, mille põhifunktsiooniks on kajastada ettevõtte ostuarved ja nende tasumised tarnijatele. Kui varasemalt liikusid ettevõtete ja asutuste vahel paberarved, seejärel e-kirja teel saadetavad PDF-formaadis arved, siis praegu on lisaks eelmainitule võimalik saata ka e-arveid. Raamatupidamistarkvara moodul e-arved, võimaldab arve saatmist tarkvarasiseselt. Võimaldades raamatupidajal tšekid kätte saada jooksvalt, mitte kuu lõpus. E-arve infoedastus, vastuvõtmine ja töötlemine on automatiseeritud, toimudes elektrooniliste vahendite abil. Peale kauba võõrandamist või teenuse osutamist koostab müüja sellekohase e-arve.

Arvete esitamiseks ja klientidega arveldamiseks sisaldab raamatupidamistarkvara moodulit müügiarved, mille põhifunktsiooniks on arvete koostamine, laekumiste jälgimine ja ettemaksude registeerimine. Lisaks võimaldab müügiarvete moodul jälgida toote/teenuse allahindlust, arve maksetingimusi ja automaatse meeldetuletuse saatmist kliendile, kes on ületanud maksetähtaja.

Raamatupidamist aitab automatiseerida ka moodul pank, kuhu on võimalik sisestada pangakonto andmed, saades pangaga automaatselt otseühendust.

Palgatööliste töötasuga seonduva (näiteks palkate, boonuste, puhkuserahade ja puudumiste) arvutamiseks on moodul palgaarvestus. Palgaarvestamiseks kasutame peamiselt raamatupidamistarkvara Merit Palk, mis võimaldab moodulisse koondada peamised palgaandmed, muutes palgalehe töötlemise efektiivsemaks.

Kuidas valida raamatupidamistarkvara­? Raamatupidamistarkvara pakkujate turg Eestis on väga lai. Valida saab näiteks tarkvara AccountStudio, Standard Books, SmartAccounts, SimplBooks, Merit Aktiva ja Taavi Majandustarkvara. Kuid tarkvara võimalusi on teisigi. Kui on kindel soov ise ettevõtte raamatupidamist teha, mitte teenust sisse osta, siis minu soovitus oleks enne raamatupidamistarkvara soetamist või lepingu sõlmimist tarkvara pakkujaga, teha kindlaks raamatupidamis ülesanded, mida tarkvara peab täitma. Näiteks ettevõttes, kus puuduvad palgatöölised ei esine vajadust mooduli palgaarvestus järgi. Samuti kui ettevõttel puuduvad varud, mille üle arvestust pidada, siis ei lähe tarvis ka vastavat moodulit. Raamatupidamistarkvara iga moodul võimaldab automatiseerida kindlat raamatupidamisülesannet.

Järgnevalt on välja toodud mõned tegurid, mis kujundavad raamatupidamistarkvara kasutusmaksumust.

  1. Funktsionaalsus. Üldreeglina raamatupidamistarkvara kasutamise kulukus kasvab koos tarkvara funktsionaalsusega. Ehk mida rohkem võimalusi tarkvara sisaldab, seda kõrgem on maksumus. Seega, tuleks tarkvara valimisel otsustada nende funktsioonide kasuks, mis on vajalikud ettevõtte vajaduste täitmiseks.
  2. Rakendamine. Saadaval on arvuti- ja veebipõhised raamatupidamistarkvarad. Arvutipõhise tarkvara kasutamiselevõtt on sageli kulukam, kuna tarkvara peab installima arvutisse. Mõningal juhul on vaja soetada ka spetsiaalne arvuti riistvara. Veebipõhise tarkvara kasutuselevõtt on enamasti odavam, kuna tarkvara kasutamiseks läheb vaja arvutit või nutiseadet ja internetiühendust.
  3. Klienditugi ja koolitus. Raamatupidamistarkvara kasutamisel võib vaja minna teenusepakkuja tugisüsteemi. Näiteks tarkvaraga seonduvate probleemide lahendamisel on abiks teenusepakkuja klienditugi. Enne tarkvara valimist tuleks vaadata, kas klienditugi on tasuta või tuleb selle eest eraldi maksta. Tavaliselt pakutakse ka erinevaid tarkvara kasutamist abistavaid vahendeid (näiteks kasutusjuhend) või koolitusi.
  4. Lisatasud ja –kulud. Näiteks kulud, mis tulenevad tarkvara täiendustest, hooldusest ja veebi-põhise tarkvara majutamisest.

Lisaks on oluline olla kindel ka tarkvara müüja usaldusväärsuses. Paljud esmased raamatupidamis-tarkvara valijad keskenduvad tarkvara kvaliteedile ja hinnale, jättes teenusepakkuja usaldusväärsuse tähelepanuta. Kuid raamatupidamistarkvara pakkujast sõltub, kas tarkvara uuendatakse regulaarselt ja probleemi ilmnemisel, tarkvara kasutades, saab teenusepakkuja toele loota. Unustada ei tohiks ka seda, et raamatupidamistarkvara kasutamisest on kasu ainult siis, kui andmed on muutunud informatsiooniks ehk kui finantsteave edastatakse vastuvõtjale, kes oskab tõlgendada pakutavat informatsiooni. Kui finantsteavet ei ole edastatud või mõistetud, siis nii kaua tarkvarast kasu ei ole.

Soovitatav oleks enne tarkvara soetamist uurida ka raamatupidamisteenuse pakkuja kulukust. Võib juhtuda, et teenuse sissostmine tuleb kokkuvõttes odavam. Kuidas? Esiteks säästad oma aega ja teiseks ei pea raamatupidamistarkvara kasutamise eest maksma, sest teenusepakkuja omab enamasti küll kõiki pakutavaid mooduleid, kuid teie ettevõtte jaoks kasutab ainult neid, mida läheb raamatupidamises vaja. Kui soovite raamatupidamisteenust meie käest, siis teenuse hind kujuneb enamasti vastavalt sellele, kui palju on ühes kuus ostuarveid ja müügiarveid ning kui palju on ettevõttes töötajaid, kellele tuleb palka arvestada.