Tänapäeva tihedas konkurentsisituatsiooni turul on ettevõtte jaoks ülioluline, hästi läbimõeldud ja üles ehitatud infosüsteem. Ettevõtte infosüsteemi allüksuseks on raamatupidamine. Kuid, meeles tuleb pidada, et vajalikku ja usaldusväärset informatsiooni tagab vaid raamatupidamine, mis on selgelt ülesehitatud, üheselt mõistetav ja teostatud oma ala asjatundjate poolt. Seega, siinkohal tuleb appi raamatupidamise sise-eeskiri. Kuidas? Loe edasi ja saa teada!

Raamatupidamise sise-eeskiri

Raamatupidamise sise-eeskirja koostamise kohustus, raamatupidamiskohustuslasel Eestis, tuleneb raamatupidamise seadusest (RPS) ‎§ 11 (v.a mikroettevõtjad).

Järgnevalt on välja toodud peamised punktid, mis tuuakse välja ettevõtte raamatupidamise sise-eeskiri:

  • Kasutatav tarkvara. Majandustehingute kirjendamiseks kasutatav raamatupidamisprogramm (nt. Standard Books bt Hansaworld; Directo; Merit Aktiva jne.).
  • Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine.  Dokumendid, mille alusel toimub raha, materjalide, põhivahendite, jm varaobjektide liikumine. Nt. majandustehinguid kirjendatakse algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel raamatupidamisregistrites. Välja tuuakse ka andmed, mida dokumendid peavad sisaldama, nt. majandustehingu kuupäev; summa; majandustehingu lühikirjeldus; dokumendi nimetus ja number. 
  • Raamatupidamisregistrid. Andmekogud, mida esitatakse ajalises järjestuses ((päevaraamat), nt. ostuarved on järjestatud tehingu toimumise kuupäeva alusel))  ja kontode kaupa ((pearaamat), nt. raha väljaminek ettevõttest on liigitatud eri kontode kaupa nt. tegevuskulu, muud ärikulud jne.)) Eeskirjas on kirjas ka aeg, mille jooksul, pärast majandustehingu toimumist, majandustehingud kirjendatakse. Nõuded, millele peab vastama algdokument ja andmed, mida algdokument peab sisaldama. Algdokumendid, mida firma kasutab (nt. sularaha kviitung, saateleht, ostuarved jne.). Raamatupidamise alg- ja koondokumentidel olevate andmete ning raamatupidamiskirjendite paranduste teostamise kord. 
  • Dokumendikäive. Kõikide dokumentide liikumine ettevõttes, dokumendi koostamise algusest või ettevõtte saabumisel, kuni arhiivi jõudmiseni. Ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas sisaldab dokumendi nimetust (nt. müügiarve, lähetusaruanne), raamatupidamisse esitamise aeg (nt. ostuarve esitamise aeg, arve tekkimisel; lähetusaruande esitamise aeg, hiljemalt 5. tööpäeva pärast lähetuse lõpptähtaega). 
  • Dokumentide säilitamine. Algdokumente tuleb säilitada 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, millal algdokument raamatupidamises kajastati.  Eeskiri sisaldab ka teiste dokumentide (raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded, pikaajaliste kohustiste, töölepingud jne.) säilitamise kord.
  • Tulude kajastamine. Milliste tululiikide lõikes (nt. müügitulu, muud äritulud, finantstulu) ja kuidas (nt. õiglases väärtuses) ning mis aja jooksul kajastatakse ettevõtte tulud.
  • Kulude kajastamine. Milliste kululiikide lõikes kajastatakse ettevõtte kulud (nt. tegevuskulud, tööjõukulu, finantskulu jne.) Lisaks, mis perioodi jooksul kulud kajastatakse. 
  • Rahaliste vahendite arvestus. Rahaliste vahendite hoidmine (nt kassa, pank) ja kajastamine. Sularaha arvelduste ja sularaha sissemaksete kassas pangakontole tegemise kord. Kassakäivet tõestava maksedokumendi vormistamise kord jne. Pangas avatud arveldusarvete kasutamine (milleks kasutatakse). Isikud, kellel on makse- ja krediitkaaride kasutamise õigus jne. 
  • Nõuete ja ettemaksete arvestus. Kuidas kajastatakse lühiajalisi nõudeid ja tehtud ettemaksete  (nt. korrigeeritud soetusmaksumuse meetodil). Millises moodulis peetakse arveldusi ostjatega (nt. müügireskontro). Millal inventeeritakse nõudeid ostjate vastu. Millal kantakse ostjate vastu esitatud nõuded maha jne. Milliseid nõudeid kajastatakse muude lühiajaliste nõuete all (nt. lühiajaline laen jne.)
  • Varude arvestus. Varude arvele võtmine (nt. soetusmaksumuses). Mida sisaldab varude ostukulutused (nt. tollimaks, transpordikulud). Kuidas kajastatakse varusi raamatupidamises (nt. varud, müügiks ostetud kaubad, ettemaksed tarnijatele). Kuidas hinnatakse varusid bilansipäeval. Samuti tuuakse selles alapunktis välja, milline väikevara on väheväärtuslik vara (nt. vara, mille soetusmaksumus on kuni 3000 eurot).
  • Põhivara arvestus. Millises moodulis peetakse põhivara arvestus (nt. moodul Põhivara). Ettevõtte investeeringud ja nende arvele võtmine ning hindamine. Vara, mis on ettevõttel materiaalseks või immateriaalseks põhivaraks (nt. vara, mida kasutatakse enda majandustegevuses pikema ajavahemiku jooksul kui üks aasta ja mille soetusmaksumus on alates 3000 eurost. Välja tuuakse ka paranduse, remondi ja hooldusega seotud aspektid ning kuidas arvestatakse põhivara amortisatsiooni ja nende väärtust. Samuti, mille alusel ja kuidas toimub põhivara mahakandmine.
  • Kohustuste arvestus. Kohustuste kajastamine (nt. võetud laenud, võlad tarnijatele). 
  • Varade ja kohustuste inventeerimine. Mitu korda aastas ja kuidas viiakse inventuur läbi (nt. korra aastas, korra kvartalis). Millal viiakse läbi erakorraline inventuur (nt. varguse ilmnemisel). 
  • Aruande esitamise kord. Kuidas ja kellele esitatakse perioodilised aruanded ning majandusaasta aruanne. 
  • Sisekontrolli meetmed. Milliseid sisekorra põhimõtteid on rakendatud ettevõtte raamatupidamisarvestuses. 
  • Ettevõtte aruandvad isikud. Ettevõtte juhatuse poolt määratakse ettevõtte aruandvad isikud, kellel on lubatud teha organisatsiooniga seotud majandustehinguid, määratud summade piires. Tihti on aruandvateks isikuteks ostujuht, projektijuht, müügiesindaja, kassapidaja, töölähetustes käijad… töötajad, kes teostavad sularaha või kaarditehinguid. Iga ettevõte peab sise-eeskirjas välja tooma oma ettevõtte aruandvad isikud.
  • Aruandvate isikute õigused ja kohustused. Õigus teostada, ettevõtte vahenditega, talle volitatud tehinguid. Kui aruandev isik teostab tehingu oma isiklikkest rahalistest vahenditest, siis ettevõtte kompenseerib tehingu, ostuarve alusel. Aruandev isik on kohustatud vajadusel andma juhatusele aru, iga tehtud tehingu kohta. Kui eeskirjas on välja toodud, et kõik algdokumendid peavad olema aruandva isiku poolt allkirjastatud, siis sellest lähtuvalt peab aruandev isik tehtud tehingute algdokumendid ka allkirjastama. 
  • Aruandmise kord. Eeskirjas tuleb määrata aruandmise kord. Nt. aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru vähemalt üks kord kuus avansiaruandega või kord kuus/iga nädalaselt esitatakse kõik kulutšekid.

Raamatupidamise sise-eeskiri koostatakse lähtuvalt ettevõtte tüübist ja tegevusaladest. Teksti kopeerimisest, seadusest või teistelt ettevõtetelt, ei ole ettevõttele kasu.  Juhul, kui eeskirjas ei ole kirjeldatud mõnda raamatupidamise korraldamise sätet, dokumenteerimise viisi või arvestuse korda, lähtutakse raamatupidamise seadusest, Eesti Raamatupidamise Toimkonna juhendist ja teistest õigusaktide sätetest.

Ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirja koostab tavaliselt finantsjuht. Olles rohkem kursis raamatupidamise seadustega ja tundes ettevõtet kui terviklikku süsteemi. Tähtis roll eeskirja koostamisel on ka juhatusel.

Raamatupidamise sise-eeskirja vormistamine ja kinnitamine

Tegemist ei ole dokumenidga, millele oleks tehtud vormilisi ettekirjutusi ehk sise-eeskirja võib vormistada oma äranägemise järgi. Kuid sellegi poolest tuleb arvestada, et tegu on olulise raamatupidamise dokumendiga, mida tuleb teha ametlikus ja korrektses vormis.

Raamatupidamise sise-eeskiri kinnitatakse ettevõtte juhatuse poolt ja kinnitatud eeskirja võib igal ajal muuta. Meeles tuleb pidada, et sise-eeskirja tuleb säilitada 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist.

Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk

Raamatupidamise sise-eeskiri täidab ainult siis oma rolli, kui see on koostatud läbimõeldult, lähtuvalt ettevõttest. Tagades raamatupidamise:

  1. ärjepidevuse. Kui raamatupidamist teostatakse vastavalt ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjale, siis ettevõtte kulud, tulud jne. liigitakse sama põhimõtet järgides. Samuti järjepidevus olukorras, kus soovitakse vahetada raamatupidajat. Sellisel juhul on eeskiri abiks uuele raamatupidajale, et uus raamatupidaja saaks teostada raamatupidamist täpselt sama reeglistiku järgi, mida kasutas eelnev raamatupidaja.
  2. Üheselt mõistmine. Eeskirjas on välja toodud, mis alusel on näiteks teostatud põhivara arvestus või kuidas liigitatakse ettevõtte kulusid. Tutvudes sise-eeskirjaga mõistavad informatsiooni üht moodi nii juhatus, töötajad, raamatupidaja kui ka välistarbijad. Säästes aega, mis eeskirja puudumisel võib kuluda arutamiseks, mis põhimõtte alusel kanti üht või teist tehingut raamatupidamisse.
  3. Kindlustunne. Kindlustunne nii raamatupidajale kui ka juhatusele, et ettevõtte raamatupidamine on korraldatud seadusekohaselt ja lähtuvalt ettevõttest.
  4. Kuna enamasti ostetakse raamatupidamise teenust sisse, siis sise-eeskiri aitab firma omanikul olla kursis raamatupidamise algtõdedega ja teha oma ettevõtte arengu osas tarku ja informeeritud otsuseid, samuti kontrollida teenusepakkuja tööd.

Ära võta raamatupidamise sise-eeskirja koostamist, kui seadusest tulenevat tüütut kohustust, vaid pigem mõtle, et hästi koostatud sise-eeskirja saad kasutada kui spikrit igapäevatöös.

Hoidke raamatupidamine korras ja üheselt mõistetav. Sellisel juhul annab raamatupidamine ettevõtte käekäigust informatsiooni, mis aitab langetada adekvaatseid otsuseid, nii ettevõtte juhatusel, töötajatel, raamatupidajal kui ka välistarbijatel (nt. investorid, audiitorid jne.).

Five raamatupidamine