Iga ettevõte peab järgima ranget dokumentatsioonikorda vastavalt seadustikule, et tagada läbipaistvus ja ettevõtte õiguslik vastavus. Allpool on loetletud olulised finantsdokumendid, mida peaks iga ettevõte säilitama, et oleks lihtsam ka koostada aruandeid ja deklaratsioone.

Kui kaua aga peab dokumente säilitama?

Paljud ettevõtete dokumentide säilitustähtajad leiab raamatupidamise seadusest, mille § 12. sätestab, et raamatupidamise algdokumenti peab säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisregistris kirjeldati.  Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist. Töölepinguseadusest aga leiame töölepingute säilitustähtaja - kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. Dokumente ja andmeid võib säilitada muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui raamatupidamiskohustuslasel ei ole dokumentide ja andmete masintöödeldavalt säilitamise võimalust ning selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

Paberdokumentide arhiveerimisel tuleb lähtuda dokumentide säilitustähtajast ning kasutusvajadusest ja -sagedusest. Pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga paberdokumentide arhiveerimisel peaksid kasutatavad arhiivitarvikud olema kvaliteetsemad kui lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide puhul, et hoida ära paberite määrdumise, rebenemise või murenemise.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul on tähtis vajaliku tarkvara olemasolu teabe kättesaamiseks ehk faili avamiseks, kuna digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda. Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb arvestada ka andmete kasutajate võimalusi, erinevaid riske ja maksumust. Samuti peab jälgima isikuandmete kaitse nõudeid.

Määratle oma ettevõtte dokumendihalduse protseduurid, tagamaks nende korrektne säilitamine vastavalt Eesti seadustikule.

Millised dokumendid vajavad säilitamist?

Raamatupidamise algdokumendid: Raamatupidamise aluseks on algdokumendid nagu müügiarved, ostuarved, pangaväljavõtted, palgaarvestuse dokumendid jne. Need dokumendid tuleb hoida korralikult ja need peaksid olema kiirelt kättesaadavad kontrollimiseks.

Aastaaruanded:
Igal ettevõttel on kohustus esitada aastaaruandeid. Need sisaldavad bilanssi, kasumiaruannet ja lisasid ning peavad olema koostatud vastavalt headele raamatupidamistavadele. Aastaaruannete võrdlemine on hea võimalus ettevõtte arengu hindamiseks.

Tulumaksudeklaratsioonid:
Ettevõtted peavad esitama tulumaksudeklaratsioone vastavalt kehtivatele seadustele. Need dokumendid tuleb alles hoida ning need võivad olla vajalikud maksukontrollide läbiviimiseks.

Põhivarade arvestusdokumendid:
Ettevõtetel on kohustus pidada arvestust oma põhivarade üle, sealhulgas soetusmaksumuste, amortisatsiooni ja väärtuse languse kohta. Sellesse kategooriasse kuuluvad ostuarved, müügiarved, remondiarved, lepingud ja muud sellega seotud dokumendid.

Töötasude arvestusdokumendid:
Palgaarvestusega seotud dokumendid nagu töölepingud, palgalehed, maksudeklaratsioonid ja muud seonduvad dokumendid peavad olema korralikult hoitud ning need võivad olla vajalikud tööinspektsiooni või maksuameti kontrolli korral.

Nõuetekohane dokumentatsioon mitte ainult ei taga seaduslike nõuete järgimist, vaid aitab ka ettevõttel jälgida oma finantsolukorda, teha paremaid äriotsuseid ning valmistuda võimalikeks kontrollideks või auditeerimisteks. Oluline on jälgida dokumentide säilitamise tähtaegu ja hoida neid turvalises kohas, et need oleksid alati kättesaadavad vajaduse korral.