Tänapäeva digitaalses maailmas on ettevõtted pidevalt otsimas viise, kuidas parandada oma efektiivsust ja vähendada kulusid. Üks tõhusamaid meetodeid selle saavutamiseks on üleminek e-arvetele. E-arved, ehk masintöödeldavad arved, pakuvad arvukalt eeliseid, mis muudavad need oluliseks vahendiks iga ettevõtte finantsprotsesside optimeerimisel. Viimastel aastatel on Eestis e-arvete kasutamine märkimisväärselt kasvanud, kuna ettevõtted otsivad pidevalt viise, kuidas oma finantsasju paremini ja mugavamalt teostada.

Mis on e-arved?

E-arved on elektroonilised arved, mis saadetakse ja võetakse vastu digitaalsel kujul majandustarkvara kaudu. Need erinevad traditsioonilistest paberarvetest ja PDF-formaadis arvetest selle poolest, et kogu protsess alates arvete koostamisest kuni nende saatmise ja töötlemiseni toimub digitaalses ja automatiseeritud vormis. E-arved võivad olla erinevates formaatides, kuid enamasti kasutatakse struktureeritud formaate nagu XML, mis võimaldavad arvete automaatset töötlemist.

E-arvete eelised ettevõttele

1. Kulude vähendamine: E-arvete kasutamine aitab vähendada kulutusi nii rahalises kui ajalises mõttes. Traditsiooniliste arvete koostamine, kontrollimine, printimine ja postitamine või PDF-faili edastamine võib olla aeganõudev ja kulukas. Automatiseeritud süsteemid suudavad kiiresti ja täpselt töödelda suuri andmemahtusid, vabastades raamatupidajad rutiinsetest ülesannetest ning võimaldades neil keskenduda strateegilisematele finantsülesannetele.
2. Efektiivsuse parandamine: E-arved automatiseerivad arvete töötlemise protsessi, mis vähendab inimvigade riski ja kiirendab maksete töötlemist. See aitab parandada rahavoogude juhtimist ja tagab, et arved makstakse õigeaegselt. Automatiseeritud süsteemid saavad arveid töödelda palju hoogsamalt kui inimesed, mis tähendab kiiremat arveldust ja väiksemat ohtu viiviste tekkeks. Andmete liikumisest jääb maha ka logi, mille abil saab kontrollida, kas arved on ilusti kohale jõudnud.
3. Keskkonnasõbralikkus: E-arvete kasutamine aitab vähendada paberikulu ja on seega keskkonnasõbralikum valik. See aitab ettevõtetel vähendada oma ökoloogilist jalajälge ja toetada jätkusuutlikku arengut.
4. Andmete täpsus ja turvalisus: Digitaalsed süsteemid pakuvad suuremat täpsust ja turvalisust. E-arved on vähem vastuvõtlikud kaotsimineku ja kahjustumise suhtes võrreldes paberarvetega. Samuti on digitaalsetel süsteemidel võimalik pakkuda paremat jälgitavust ja läbipaistvust, mis aitab vältida pettusi ja vigaseid tehinguid. Andmed edastatakse krüpteeritud kujul ning nendele pääseb ligi ainult ettevõtte kasutatava majandustarkvara jaoks määratud kasutajatunnustega.

Kuidas alustada e-arvete kasutamist?

E-arvete kasutuselevõtt ei pea olema keeruline. Neli sammu, kuidas ettevõte e-arvete saatmisega saab alustada:

1. Vali sobiv tarkvara: Turul on palju erinevaid e-arvete tarkvaralahendusi, mis pakuvad erinevaid funktsioone ja integratsioonivõimalusi. Valige lahendus, mis sobib teie ettevõtte vajadustega. Eestis on populaarseimad e-arvete tarkvara pakkujad arved.ee, envoice.eu, telema.ee, rik.ee/et/e-arveldaja, edisoft.io, merit.ee, finbite.eu, costpocket.com jne.
2. Koolita oma meeskonda: Veenduge, et teie meeskond on teadlik e-arvete kasutamise eelistest ja oskab tarkvara kasutada.
3. Integreeri oma süsteemidega: E-arvete tarkvara tuleks integreerida teie olemasolevate raamatupidamis- ja finantssüsteemidega, et tagada sujuv töövoog.
4. Teavita oma partnereid ja kliente: Teavitage oma äripartnereid ja kliente, et olete üle minemas e-arvetele. See on oluline, sest e-arveid saab saata ainult nendele klientidele, kes on teinud e-arve vastuvõtmise lepingu. Seda, kas teie klient saab e-arveid vastu võtta, saab kontrollida Äriregistri leheküljelt. Eelnev kontroll aitab vältida segadust ja tagab sujuva ülemineku.

E-arved pakuvad arvukalt eeliseid, mis aitavad ettevõtetel parandada efektiivsust ja vähendada kulusid. Üleminek e-arvetele võib tunduda alguses keeruline, kuid pikaajaline kasu on seda väärt. Tööaja kokkuhoid, kiirem maksete töötlemine, kulude vähendamine ja keskkonnasäästlikkus on vaid mõned põhjused, miks e-arved muutuvad üha populaarsemaks. Elektrooniliste arvete kasutamine on tulevikku suunatud lahendus, mis toob kasu igas suuruses ettevõtetele.