E-arved ja raamatupidamisteenused

Avaliku sektori ettevõtted on omavahelisele e-arveldamisele üle minemas käesoleva aasta keskel, 2016. aasta lõpuks plaanib avalik sektor arveldada ka eraettetvõtetega vaid e-arvete abil. E-arvetele ülemineku I etapis (2016) tekib 1. oktoobril avalikul sektoril kohustus e-arveid vastu võtta ning 1.jaanuaril 2017 erasektoril kohustus avalikule sektorile e-arveid saata. Kuna riiki pole mõistlik võimaliku koostööpartnerina ignoreerida, ongi e-arvetele üleminek paratamatu tulevik. Kuigi e-arveldamist on peetud tänu tehniliste lahenduste hinnale liig kulukaks just väikeettevõtete puhul, pole siinkohal põhjust ülemäära karta – tarkvara ei pea ilmtingimata ostma, saab osta ka vastavaid teenuseid ja tasuda nende eest kuupõhiselt.

Juhtivaimaks EDI riigiks Euroopas on Taani, kus avalikule sektorile saadetavad e-arved muutusid kohustuslikuks aastal 2005. Maailma riikide seas on avaliku sektori toel e-arvete esirinnas lisaks põhjamaadele Brasiilia, Tšiili ja Mehhiko. Ka nendes riikides toimus üleminek kõigepealt riigisektoris, mis laienes kiiresti erasektorisse

E-arvele üleminek on igati loogiline samm, arvestades, kuidas seni arvete vahetamine arenenud on. Algselt liikusid ettevõtete ja asutuste vahel posti teel paberarved. Seejärel pdf-formaadis meilitsi saadetud printimata arved, millega koos kadus ära kohustus allkirjastada arveid paberil.

Üleminek e-arvetele seab raamatupidamisteenust osutavatele büroodele kohustuse oma kliente informeerida ja hakata oma klientide arveid elektrooniliselt töötlema.  Hetkel on ettevõtete raamatupidamises kasutuses  arveldamise kolmas põlvkond, xml-formaadis fail, mida liigendatakse arverekvisiitide järgi. Selles formaadis arveid saab saata meilitsi, tellida arved otse panka tasumiseks ja/või arvekeskuse kaudu raamatupidamistarkvarasse.

Nüüd on taas pildil postiettevõtted, kelle roll paberarvete kadumisel märkimisväärselt vähenes. Eestis pakuvad arvevahendusteenust näiteks Omniva (Eesti Post) ja Itella, kelle tarkvaralahendused suhtlevad otse raamatupidamisprogrammidega. Nii ka meie büroos – hetkel pakume e-arvete vastuvõtu- ja väljasaatmisteenust tasuta. Samuti saab e-arveid saata panka nii, et klient saab arve mõne hiireklikiga internetipangas tasutud. Pank koostab e-arve alusel eeltäidetud maksekorralduse, mida maksja saab muuta ja kinnitada maksmiseks. E-arve alusel saab maksja anda pangale ka e-arve püsimaksekorralduse, mille alusel tasub pank edaspidi e-arved automaatselt. Panga kaudu edastatav e-arve sisaldab kõiki arve kohustuslikke rekvisiite ja vastab Eesti e-arve standardile. Kui raamatupidamisteenust osutav firmalt on tellitud ka maksekorralduste panka ülespanemine, siis e-arvete panka tellimine annab võimaluse sellest loobuda ehk on võimalik raamatupidamisteenuste arvelt pisut kokku hoida.

Hetkel on veel mitmeid raamatupidamistarkvarasid, mis arvekeskustega ei suhtle, just tarkvara sobivusest ja arveldamisalastest koostööpartneritest tasuks ka arveldamispartneri valikul lähtuda.

E-arveldamisest hoidumine tähendab lähiaastatel, kui mitte lähikuudel, just riigisektoriga arveldades olulise eelise kasutamata jätmist. On väga tõenäoline, et e-arvete väljastamise võimekus saab enamikel juhtudel määravaks partneri valikul. Tänasel päeval on raamatupidamisteenust osutavate firmade võimekus seoses e-arvetega väga hea, mistõttu võib öelda, et büroode teenuste kasutamine on juba praegu vägagi mõistlik. Lisaks on raamatupidamisteenus reeglina odavam kui raamatupidaja palkamine.